Skartovalo se přes 9 tun spisů
Celkem nemocnice nechala během 14. a 15 července zlikvidovat 9 218 kilogramů dokumentů, což odpovídá zhruba 1 350 archivním krabicím uloženým na 27 paletách. Všechny dokumenty před skartací prošly zákonným skartačním řízením.
„Pravidelná skartace dokumentů je důležitou součástí správy dokumentů v nemocnici. Nejde pouze o samotnou likvidaci papíru, ale především o zajištění bezpečného nakládání s citlivými údaji a dodržování všech zákonných povinností. Celý proces je logisticky náročný a připravujeme jej s velkým předstihem,“ uvedla správkyně dokumentace Kroměřížské nemocnice Zdenka Nedopilová.
Dokumenty se zničily přímo na místě
Od roku 2023 využívá nemocnice službu mobilní skartace. Speciálně upravené vozidlo dokumenty zničí přímo v areálu nemocnice ještě před jejich odvozem k recyklaci. Celý proces probíhá pod dohledem pracovníků správy dokumentace a nemocnice následně získává certifikát potvrzující bezpečné zničení dokumentů.
„Výhodou mobilní skartace je, že dokumentace je zničena přímo ve speciálně vybaveném vozidle ještě před odvozem k recyklaci. Celý proces probíhá za přítomnosti pracovníků správy dokumentace a po jeho ukončení nemocnice obdrží certifikát o zničení dokumentů stupně důvěrné,“ vysvětlila provozní náměstkyně nemocnice Hana Příleská.
Na celý proces dohlíží Státní okresní archiv Kroměříž, který schvaluje skartační návrhy a zároveň vybírá dokumenty s trvalou historickou hodnotou. Ty jsou následně předány do péče Moravského zemského archivu.
Papírových dokumentů bude ubývat
Skartace představuje pouze závěrečnou fázi celoroční práce. Zaměstnanci nemocnice průběžně kontrolují archivované dokumenty, posuzují jejich další využití a připravují skartační návrhy ke schválení. Samotná skartace pak probíhá jednou do roka.
Nemocnice zároveň pokračuje v digitalizaci zdravotnické dokumentace. Od ledna letošního roku je většina zdravotních záznamů vedena elektronicky. Díky tomu by mělo v dalších letech výrazně ubývat nově vznikající papírové dokumentace, což sníží nároky na archivaci i náklady spojené s jejím uchováváním.
Foto: Kroměřížská nemocnice
